Si su empresa imprime sus comprobantes en formularios preimpresos, en los cuales la numeración se encuentra definida por la imprenta y consta en el comprobante con anterioridad a la impresión de su contenido, probablemente sufra las consecuencias de intentar mantener la relación entre dicho número y la numeración originada por su solución informática; máxime en el caso de realizar impresiones en lote o de volumen.  

Es muy común que durante la impresión de comprobantes, tengamos algún tipo de inconveniente, generalmente, cuando estamos mas apurados, "Ley de Vida", se nos atasque el papel de impresión preimpreso, o no hallamos corroborado el número de la primer factura que informa el sistema con el preimpreso o que por equivocación, en el medio de proceso de impresión, por error, direccionemos mal un listado y el mismo se imprima sobre facturas preimpresas, y lo pero de todo, la persona que dio la orden de imprimir el listado, ya se fue, y no tenemos a quien reclamarle. Lo que pretendemos en este documento, es explicarte como tienes que solucionar este tipo de imponderables y presentarte todos las casos posibles de ruptura de correlatividad. Empecemos.

Caso 1
Se atasco el papel durante el proceso de impresión de comprobantes.
Este es uno de los casos mas frecuentes, la forma de solucionarlo es muy sencilla. Vamos a dar un ejemplo.

En este caso la impresión se atasco en la factura B-001 -00005, imprimiéndose sobre esta misma los comprobantes siguientes. Pasos a seguir para su corrección.
1. Identificar el papel preimpreso que no sirva, en este caso el B-001-00005, los siguientes preimpresos sirven, ya que están en blanco.
2. Nos dirigimos al módulo Preventa -Anulación de Comprobantes - Anulación y Regeneración de Facturas.
3. Este proceso anula la o las facturas que ingresemos y las regenera en iguales condiciones en el o los próximos números disponibles. La forma de operar es muy sencilla solo debemos ingresar los datos que solicita la pantalla y confirmar la operación.
4. Una vez regenerada la factura, vamos al punto de impresión de comprobantes y continuamos imprimiendo, partiendo desde el número B-001-00006 hasta la última factura B, recordando la factura B-001 -00005 se regenero en el último próximo número de factura B disponible, teniendo que apartarla e ingresarla con el resto de los comprobantes relacionados con la planilla de carga a la cual pertenece.

Caso 2
Durante la impresión, se imprimió un listado o se produjo un salto en la impresión arruinando un lote de formularios preimpresos.
Veamos un ejemplo:

En este caso la impresión produjo un salgo y se imprimió la factura B-001 -0005 en el preimpreso B-001-00006, y así sucesivamente hasta la factura B-001 -00010, que se imprimió en el preimpreso B-001-00011

1. Identificar el papel preimpreso que no sirva, en este caso el B-001-00006 al 11. Este es un caso muy particular, ya que puede darse que la factura B-001 -00011, aún no este generada.
2. En el caso que este generada:
• i. Nos dirigimos al módulo Preventa -Anulación de Comprobantes- Anulación y Regeneración de Facturas.
• ii. En este punto anulamos y regeneramos desde la factura B-001 -0006 hasta la B-001-00011.
• iii. Luego reimprimimos primero la factura B-001 -00005 sola, ya que el formulario preimpreso no esta dañado, y luego imprimiremos desde la factura B-001 -00012 hasta la última, recordando siempre que las facturas regeneradas debemos identificarlas e incluirlas con los comprobantes de la planilla de carga a la cual pertenecen.
3. En el caso que no este generada:
• i. En este caso deberemos:
•  Adelantar el numerador de facturas del sistema. Para ello nos dirigimos a Maestros -Archivo Módulo de Facturación - Archivo de Puntos de Venta.
•  Dentro de archivo de puntos de venta, seleccionamos el punto de venta a modificar y adelantamos el numerador de las facturas B a B-001-00012. Confirmamos la operación.
•  El echo de adelantar el numerador en el sistema, producirá un hueco en el libro IVA Ventas, al no existir el comprobante número B-001-00011. Para solucionar esto, el sistema cuenta con una utilidad que permite generar comprobantes y anularlos al mismo tiempo. Para ello deberemos dirigirnos al punto Utilidades - Útiles de comprobantes - Anulación de Cbtes. No Emitidos.
4. Dentro de Anulación de comprobantes no emitidos, completamos los datos que solicita el sistema y confirmamos la operación.
5. Esto generará el comprobante B-001-00011 relacionado con el cliente 121 y lo anulará, eliminando el hueco en el libro IVA compras.
• ii. Nos dirigimos al módulo Preventa - Anulación de Comprobantes - Anulación y Regeneración de Facturas.
• iii. En este punto anulamos y regeneramos desde la factura B-001 -0006 hasta la B-001-00010.
• iv. Luego reimprimimos primero la factura B-001 -00005 sola, ya que el formulario preimpreso no esta dañado, y luego imprimiremos desde la factura B-001 -00012 hasta la última, recordando siempre que las facturas regeneradas debemos identificarlas e incluirlas con los comprobantes de la planilla de carga a la cual pertenecen.

Caso 3
Durante la impresión, se produce un mal desplazamiento del papel y se pisa una factura con otra, pero la impresión continúa.
Veamos un ejemplo

En este caso la factura B-001 -00005 se imprime en el preimpreso B-001-00004 y así sucesivamente hasta la factura B-001 -00010 que se imprime en el preimpreso 9.
En este caso la forma de operar es igual que en el caso 1, debiendo anular y regenerar desde la factura B-001 -00004 hasta la B-001-00009 (preimpresos arruinados) y luego reimprimir desde la factura B-001 -00010 hasta la última generada, recordando siempre apartar los comprobantes regenerados e incluirlos en las planillas de carga a la cual correspondan.

Caso 4
El número de control que devuelve el sistema, no coincide con el preimpreso en el papel.
En este caso pueden darse dos situaciones

En este caso el sistema devuelve un número menor al preimpreso, en este caso, el comprobante B-001-00004 no ha sido generado en el sistema, pero el preimpreso del mismo no lo tenemos.
La forma de proceder es la misma que en el caso 2-b, deberemos adelantar el numerador del sistema a B-001-00005 y hacer uso de la utilidad de anulación de comprobantes no emitidos.

En este caso el sistema nos devuelve un número mayor al preimpreso, en este caso deberemos identificar la factura B-001 -00003 y reimprimirla.
Esto sería todo en cuanto al manejo de formularios preimpresos y el numerador del sistema.